Praca zdalna – kiedyś niezbyt popularna, teraz stanowiąca główny sposób naszego funkcjonowania. Jednakże, jak ją wprowadzić, aby nie stanowiła dla nas zagrożenia oraz rodzaju tortury? Tym właśnie zajmiemy się dzisiaj.

Wideokonferencje

Jest to bezprecedensowo jedna z podstawowych form pracy zdalnej. Obecnie mamy mnogość narzędzi umożliwiających przeprowadzenie rozmów wideo. Należy sobie tylko zadać pytanie – jakie narzędzie wybrać? Przede wszystkim powinniśmy skupić się na dwóch zasadniczych kwestiach – bezpieczeństwo i intuicyjność.

Do najczęściej wybieranych platform zaliczają się: Skype, MS Teams oraz Messenger. Jednakże w przypadku tych platform należy pamiętać o odpowiednim skonfigurowaniu, bowiem tylko to jest w stanie zapewnić nam należyty komfort i bezpieczeństwo spotkań.

Microsoft Teams

Jest to komunikator udostępniony w ramach pakietów Office 365 (Obecnie zmieniający nazwę na Microsoft 365) dla firm, szkół. Jeżeli jesteście użytkownikami tego pakietu, to możecie wykorzystywać Teams bez żadnych dodatkowych kosztów, bowiem administrator musi tylko aktywować oprogramowanie z poziomu panelu administracyjnego Office 365 (Użytkownicy – wybierz użytkownika – zarządzaj licencjami i zaznaczyć pole przy pozycji MS Teams.

W mojej ocenie oprogramowanie cechuje się przejrzystością i intuicyjnością. Mamy tutaj podział na kilka zakładek: kalendarz, czat (wiadomości prywatne), zespoły, rozmowy, pliki, aktywność (powiadomienia) i wiele innych.

Jeśli chodzi o funkcjonalność, jest ona stosunkowo bogata, więc praca z tą platformą powinna być przyjemna i efektywna. W ramach zespołów (grup głównych) możemy tworzyć kanały tematyczne o dowolnym stopniu dostępności – publiczny/prywatny. Mamy także pełną możliwość manewrowania spotkaniami, czyli ich planowanie, udostępnianie ekranu/tablicy, czy słynne już filtry zmieniające tło widoczne za nami oraz nas samych (przykładowo jak  szefowa organizacji non-profit możemy „zamienić się” w ziemniaka).

Jeśli chodzi o kwestie bezpieczeństwa, to można uznać rozwiązanie Microsoft’u za jedno z bezpieczniejszych. Szerokie spektrum ustawiania prywatności kanałów, a także samych zespołów oraz fakt, iż dostęp do platformy jest możliwy tylko wtedy, kiedy mamy dostęp do pakietu office dla firmy/szkół/organizacji non-profit. Powoduje to, iż praktycznie niemożliwym jest uzyskanie nieautoryzowanego dostępu do konferencji (zwłaszcza przy zastosowaniu zasad prywatności zespołów/kanałów).

Skype

Och Skype…. Chyba nie ma na tym świecie osoby, która nie kojarzy tego oprogramowania. Według rankingu redbytes, firmy skupiającej się na deweloperce mobilnymi aplikacjami, należy do grona 24 najlepszych propozycji tego typu w roku 2020.

Konfiguracja tego oprogramowania do pracy zdalnej jest mniej wymagająca i pochłania maksymalnie 5 minut. Główna kwestia to oczywiście utworzenie kont przez wszystkich pracowników i proces dodawania do kontaktów. Natomiast utworzenie konwersacji grupowej i zainicjowanie połączenia wideo to tylko dwa kliknięcia… i już.

Mamy w pełni funkcjonalną platformę, gdzie poziom bezpieczeństwa rozmowy jest na podobnym poziomie jak w przypadku Teams – dostęp może uzyskać wyłącznie osoba będąca członkiem konwersacji. Poza tym praca z wykorzystaniem Skype’a może być podobnie efektywna ze względu na jego możliwości. Możemy udostępnić nasz ekran czy przesyłać ekran. Możliwe jest także utworzenie spotkania dla osób spoza listy znajomych np. kontrahentów. Wtedy wystarczy wcisnąć przycisk spotkanie i udostępnić wygenerowany link – proste i przejrzyste.

Messenger

Platforma, która wbrew swojej popularności, nie jest często wykorzystywana do wideokonferencji. Największą jej zaletą jest właśnie jej powszechność – brzmi to kuriozalnie, ale dzięki tej cesze większość użytkowników nie ma problemów z obsługą tego rozwiązania.

Cały proces wygląda prawie identycznie jak w przypadku Skype’a. Zasadniczym warunkiem jest posiadanie przez uczestników konta na Facebook’u oraz bycie znajomym z jednym z członków grupowej konwersacji. Potem wystarczy tylko wcisnąć przycisk „dodaj członka” i wybrać odpowiednią osobę.  Jeśli chodzi o kwestie bezpieczeństwa to nie powinno być problemu z nieautoryzowanym dostępem – można bowiem włączyć opcję wymuszającą na administratorze grupy każdorazowe zatwierdzenie osoby, która jest dodawana.

Nie posiadacie odpowiedniego sprzętu do przeprowadzenia wideokonferencji albo sprzęt aktualnie posiadany (kamera, mikrofon, słuchawki) już nie daje rady? To polecam obejrzeć koniecznie film na kanale TestHub – pomoże w dokonaniu rozsądnego wyboru.

Praca zdalna z dostępem do firmowych plików? Why not?

Jest to jak najbardziej możliwe. Remedium na tę kwestię jest wykorzystanie VPN do połączenia komputera z serwerem. Dzięki temu rozwiązaniu możliwy jest nie tylko zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych, ale także do aplikacji udostępnianych przez host. Jednakże wprowadzenie VPN wymaga odpowiedniego przygotowania i konfiguracji ze strony administratora serwera. Jeżeli jednak został  już wprowadzony, to warto poprosić osobę z działu IT o pomoc w ustawieniu dostępu na poziomie komputera pracownika.

iCloud

Oczywiście możemy mieć też zdalny dostęp do dokumentów poprzez ich synchronizację w ramach jednej z usług dysków chmurowych. Jednakże to rozwiązanie z kolei wymaga wcześniejszego ich przesłania, bądź określenia miejsca synchronizacji z poziomu klienta dysku na PC/Mac.

Komentarze