Załatwianie spraw w urzędzie przez wielu kojarzone jest z cierpliwością. Cierpliwością do organu, ludzi oraz terminów. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że petent wobec ogromnej machiny urzędniczej jest bezbronny. Nic bardziej mylnego.

Ustawodawca mając na względzie pozycję jednostki w stosunku administracyjnym, nadaje jej uprawnienia, które są skutecznym orężem w toku załatwiania spraw. Jednym ze wspomnianych praw petenta jest ponaglenie organu w przypadku bezczynności lub przewlekłości postępowania. Instytucja ta uregulowana została w art. 37 KPA i jest rzeczywistym i skutecznym środkiem do realizowania interesów zainteresowanego.

Stronie służy prawo, jeżeli…

Zainteresowany może wnieść ponaglenie w dwóch przewidzianych przez prawo sytuacjach. Pierwsza uregulowana została w art. 37 § 1 pkt 1 KPA i nazywana jest bezczynnością. W miejscu tym należy się zatrzymać i wyjaśnić pojęcie bezczynności, bowiem odbiega ono od powszechnego rozumienia tego słowa. W myśl tego artykułu bezczynność nie jestem brakiem aktywności organu, a jedynie niezałatwieniem sprawy w terminach dla niej przewidzianych. W mojej ocenie termin bezczynność użyty został w ustawie po to, aby pokazać, że niedotrzymanie terminu jest dla ustawodawcy równoznaczne z brakiem aktywności organu. Jest to radykalne, aczkolwiek słuszne podejście. Drugą sytuacją, w której strona może wnieść ponaglenie, jest przewlekłość postępowania – o sytuacji tej traktuje art. 37 § 1 pkt 2 KPA. Rozumiana jest ona jako załatwianie sprawy dłużej, niż jest to bezwzględnie konieczne, a zatem jest ona dla nas orężem, którym możemy walczyć z nadmierną biurokracją.

Ponaglenie zawiera uzasadnienie

Aby nasze ponaglenie zostało rozpatrzone, musi ono zawierać uzasadnienie. Ale co w nim napisać, żeby było ono skuteczne? Przede wszystkim należy wskazać, jakiej sprawy ono dotyczy. Następnie trzeba podać podstawę prawną oraz wymienić okoliczności faktyczne, które zaważyły na wniesieniu przez nas ponaglenia. W mojej ocenie tak przygotowane uzasadnienie winno znaleźć aprobatę u organu, który będzie rozpatrywał ponaglenie.

Ponaglenie wnosi się

Skoro kwestię przesłanek oraz uzasadnienia mamy załatwioną, to musimy wiedzieć, gdzie tak przygotowane ponaglenie wnieść. Odpowiedzią na to pytanie jest art. 37 § 3 pkt 1 i 2 KPA. Zgodnie z ich treścią przedmiotowe pismo wnosi do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie lub do organu prowadzącego postępowanie, jeżeli nie ma organu wyższego stopnia.

Co dalej?

Po dokonaniu czynności, o których mowa powyżej, organ prowadzący postępowanie przekazuje ponaglenie wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy organowi wyższego stopnia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, licząc od dnia jego otrzymania. To jednak nie wszystko. Przekazując ponaglenie, organ jest obowiązany ustosunkować się do niego. Następnie w ciągu siedmiu dni organ wyższego stopnia lub organ prowadzący postępowanie, który nie ma organu wyższego stopnia, rozpatruje sprawę i rozstrzyga ją, wydając stosowne postanowienie.

Elementy postanowienia

Organ sporządzający postanowienie zawiera w nim następujące elementy.

1) Wskazanie, czy organ rozpatrujący sprawę dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, stwierdzając jednocześnie, czy miało ono miejsce z rażącym naruszeniem prawa.
2) W przypadku stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości:
a) zobowiązanie organu rozpatrującego sprawę do załatwienia sprawy, wyznaczając termin do jej załatwienia, jeżeli postępowanie jest niezakończone.
b) zarządzenie wyjaśnienia przyczyn i ustalenia osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcia środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.
To jednak nie wszystko. Organ wydający postanowienie może zmienić termin do załatwienia sprawy, jeśli wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności, których rozpatrzenie będzie wymagać przeprowadzenia dłuższego postępowania. Pamiętać trzeba, że okoliczności te muszą być istotne. Nie można bowiem z każdego możliwego powodu przedłużać postępowania, które uznane zostało za przewlekłe.

Inna droga

Omawiając instytucję ponaglenia, wskazałem, że jego wniesienia dokonać możemy albo do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie albo do organu prowadzącego postępowanie, jeżeli nie ma nad nim organu wyższego stopnia. Mając na uwadze dokonanie omówienia pierwszej możliwości, skupię się na drugiej. Traktuje o niej art. 37 § 8 KPA, który brzmi:

„W przypadku, o którym mowa w § 3 pkt 2, przepisów § 4, 6 i 7 nie stosuje się. W przypadku stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości organ prowadzący postępowanie niezwłocznie załatwia sprawę oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości”.

W dużym skrócie: jeśli ponaglenie wnosimy bezpośrednio do organu, to czynności przedsiębrane przez organ wyższego stopnia nie maja miejsca z uwagi na jego brak. Pozostałe zaś realizowane są przez organ prowadzący postępowanie.

Podsumowanie

Instytucja ponaglenia to skuteczne narzędzie przyznane jednostce. Pamiętajmy, że aby skutecznie z niego skorzystać, trzeba spełnić odpowiednie przesłanki. Instytucja ta, choć skuteczna, ma charakter ekskluzywny i w takich ramach należy jej używać.

Komentarze