Załatwianie spraw urzędowych to jedna z rzeczy, które prędzej czy później dotkną każdego z nas. Zanim to się jednak stanie i zostaniemy wezwani do usunięcia braków formalnych złożonego przez nas pisma, omówię pokrótce instytucję podania i ułatwię tym samym każdą wizytę w urzędzie. Zapraszam.

Wizyty w urzędzie u człowieka zupełnie niezwiązanego z tym aparatem powodują dyskomfort. Bardzo często jest on powodowany niewiedzą oraz brakiem pewności co do podejmowanych działań – nic w tym dziwnego. Wielu z nas albo nigdy w urzędzie nie było, albo było bardzo dawno, a co za tym idzie, nie wiemy, co może nas tam spotkać. Całe szczęście, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Wystarczy poznać podstawy, które pozwolą nam na sprawne poruszanie się w gąszczu przepisów. Jednym z podstawowych zagadnień, które winien znać każdy, jest podanie, czyli jedna z najbardziej podstawowych czynności dokonywanych przez petenta.

Regulacja

Szczegółowa regulacja dotycząca podania znajduje się w art. 63 KPA i stanowi kompendium wiedzy o tymże. Ustawodawca w paragrafie pierwszym określa dopuszczalne formy, w jakich może być wniesione podanie. Pamiętać należy, że formy te mogą być stosowane także do innych pism, które będą przez nas wnoszone do urzędu.

Kolejna jednostka redakcyjna przepisu traktuje o wymaganiach minimalnych, które decydują o tym, czy dane pismo może być uznane za podanie. Aby tak się stało, podanie musi zawierać: wskazanie osoby, od której pochodzi, adres tej osoby oraz wskazanie żądania, a ponadto czynić zadość wymogom określonym w przepisach szczególnych. To jednak nie wszystko. Jeśli podanie wnosimy pisemnie lub ustnie, to powinno być ono przez nas podpisane. Pamiętać należy, że gdy decydujemy się na wniesienie ustne do protokołu, to poza naszym podpisem wymagany jest pod protokołem podpis pracownika organu, który ów sporządza.

Forma elektroniczna

Ustawodawca mając na uwadze postęp technologiczny, dopuszcza wniesienie podania w formie elektronicznej po uprzednim spełnieniu warunków określonych w art. 63 § 3a KPA.

  1. Podanie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej.
  2. Podanie musi zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.
  3. Podanie musi zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

To jednak nie wszystko. Aby nasze podanie dotarło do nas w odpowiednim czasie oraz oczekiwanej formie, potrzebujemy właściwego adresu e-mail. Ustawodawca przewidując roztargnienie petenta oraz szybkość postępowania, wprowadził w art. 63 § 3b KPA o następującej treści:

„Jeżeli podanie, o którym mowa w § 3a, nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego, a gdy wniesiono je w innej formie i zawiera ono żądanie, o którym mowa w art. 391§ 1 pkt 2, doręczenie pism następuje na adres wskazany zgodnie z § 2, przy czym w pierwszym piśmie poucza się o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej”.

Potwierdzenie

Wniesienie podania to jedno, a potwierdzenie tego faktu przez organ to drugie. Ustawodawca dba o kompleksowość regulacji oraz ewentualne postępowanie dowodowe, które może być przeprowadzone w związku z wszczęciem postępowania w art. 63 § 4, i nakłada na organ obowiązek potwierdzenia faktu wniesienia podania przez petenta, ale tylko w sytuacji, kiedy wnoszący tego zażąda. Jeśli zaś podanie wniesione jest w formie dokumentu elektronicznego, organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Urzędowe poświadczenie odbioru

UPO to dokument potwierdzający dokonanie określonej czynności. W tym przypadku odnosić się będzie do podania. Regulacja jego dotycząca znajduje się w art. 63 § 5 KPA i traktuje o elementach, które UPO zawiera, a są nimi:

  1. informacja o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
  2. pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 391 § 1d.

Komentarze