Zaświadczenie jest potwierdzeniem wydawanym w ściśle określonych sytuacjach. Jest ono powszechnie realizowane, toteż jego omówienie z całą pewnością będzie przydatne dla osób, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z administracyjnym tokiem załatwiania spraw.

Zaświadczenie, a dokładnie regulacja prawna dotycząca go, znajduje się w dziale VII KPA w art. 217–220. Ustawodawca zdecydował się na zebranie przepisów w odrębnym dziale. Oznacza to, że kwestia ta uznana została przez niego za szczególnie istotną. Świadczy o tym wspomniane już zebranie przepisów oraz stworzenie odrębnego działu dla zaledwie trzech artykułów.

Warunki

Wydanie zaświadczenia przez organ administracji publicznej uzależnione jest od spełnienia przesłanek zawartych w art. 217 KPA. Zanim je wymienię, warto poczynić uwagę natury ogólnej i stwierdzić, że organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się, nie działa on z urzędu. Przesłanki warunkujące wydanie zawiera art. 217 § 2, który brzmi:

§ 2 Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:
1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Czas wydania

Co do zasady zaświadczenie, winno być wydane bez zbędnej zwłoki nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. W praktyce oznacza to, że przychodzimy do urzędu w celu otrzymania dokumentu i tego samego dnia z nim wychodzimy. Oczywiście jest to modelowe założenie, bowiem w sprawach szczególnie zawiłych termin ten może nieco się odwlec z uwagi na poprawne przygotowanie dokumentu.

Forma

Zaświadczenie wydawane jest w formie pisemnej w formie dokumentu. Niemniej jednak na żądanie osoby ubiegającej się możliwe jest wydanie zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Obowiązek wydania

Choć wydanie zaświadczenia leży w sferze imperium administracyjnego, ustawodawca w art. 218 KPA nakłada na organ obowiązek wydania zaświadczenia w sytuacji, o której mowa w art. 217 § 2 pkt 2 KPA, czyli w sytuacji, w której osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny. To jednak nie wszystko. Aby ów obowiązek na organie ciążył, wydanie zaświadczenia w celu potwierdzenia określonego faktu lub stanu prawnego musi wynikać z prowadzonych przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych dawnych pozostających w jego posiadaniu. Trzeba pamiętać, że przed wydaniem zaświadczenia organ uprawniony jest do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w koniecznym zakresie.

Odmowa

Mając na uwadze kompleksowe omówienie treści przepisów dotyczących zaświadczeń, trzeba wskazać, że w art. 219 KPA zawiera się uprawnienie organu do odmowy wydania zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie. Następuje ono w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Żądanie zaświadczenia przez organ

Jak powszechnie wiadomo, załatwienie określonej sprawy wymaga zgromadzenia pewnych dokumentów. Któż z nas przy okienku nie usłyszał: „do pozytywnego załatwienia brakuje panu/pani określonego zaświadczenia”? Jak się okazuje, z sytuacji tej jest wyjście, co więcej jest to wyjście przewidziane przez ustawodawcę i uregulowane w art. 220 § 1 i 2 KPA.

§ 1. Organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli:

1) znane są one organowi z urzędu;
2) możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie:
a) posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych,
b) rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
c) wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
d) przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).

§ 2. Organ administracji publicznej żądający od strony lub innego uczestnika postępowania zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia albo oświadczenia.

Podsumowanie

Zaświadczenie to jedna z podstawowych czynności, jakich dokonujemy w toku postępowania. Pamiętajmy o wymogach, które należy spełnić, żeby dane zaświadczenie otrzymać, dzięki czemu nasze sprawy będą mogły być szybko załatwiane.

Komentarze